第四届“泰伯论坛”筹备组会议 打印本文 打印本文  关闭窗口 关闭窗口  
作者:厦吴会  文章来源:厦门吴文化研究会  点击数  更新时间:2018-10-11 0:07:47  文章录入:gohwu  责任编辑:gohwu
 

第四届“泰伯论坛”筹备组会议

子曰:泰伯,其可谓至德也已矣。三以天下让,民无得而称焉”领会泰伯精神的深刻内涵对我们来说,是吴家优良传统文化对重要精髓传承。礼让仁孝、清廉守信的高贵品质,开拓进取、躬耕为民的高尚精神是泰伯精神的深刻内涵。

厦门吴文化研究会喜迎第四届“泰伯论坛”在厦举办,研究会重要成员紧锣密鼓地筹备会前准备工作,于10月8日在虎园路吴国荣会长府邸开展会前工作具体落实与负责人员安排。

1.接待组:组长:吴福财。

任务:在会议准备阶段,负责确认参会嘉宾具体到达的航班号,车次,到达的时间,实际到达的人数,核对会议人员信息,将参会人员信息通知到报到组,以便落实入住事宜。负责在厦门火车站,厦门北站,厦门机场T3,T4航站楼,厦金码头接待嘉宾,移交给安保组和报到组,对于其他方向进到会议现场的嘉宾,提供引导服务,确保嘉宾安全准时到达会议现场。在会议考察阶段,负责车辆安排、接应嘉宾回酒店。在会议完成后,负责安排嘉宾离店。接送方式和交通需根据嘉宾信息编制交通费预算报财务组,接待过程中实际发生的费用,应取得合规发票,再与财务组结算。与报到组,安保组,财务组沟通。

2.报到组:组长:吴开文。

任务:会议报到阶段(从18日起)负责接收接待组发来的参会人员信息,核对参会人员的实际到达人数,住宿房号,根据参会人员名册,区分会议人员和非会议人员,根据会长的安排,确认免费和付费对象,妥善安置所有到会人员。在嘉宾入住前,将所需的会议资料和礼品送入各个房间。负责在报到现场接待所有嘉宾,配合安保组引导嘉宾进入报到区,等候区,做好住宿登记,分发会议资料,交待会议事项,引导,帮助嘉宾入住。解决嘉宾在入住环节上的各种问题。在会议过程中,负责接收保管嘉宾赠送的各种礼品和资料。协助资料组收集余下的报到资料,归集管理,交给资料组保管入库。协助财务组确认被邀请的单位和参会的当地嘉宾,在会议开始前分发有关资料给嘉宾。与接待组,资料组,财务组沟通。

3.会议组:组长:吴金武。

任务:负责招待晚宴、座谈会、论坛开幕式,闭幕式的会议具体安排,包括议程、主持、发言内容等,接受嘉宾赠送的各种礼品和资料,移交报到组。负责嘉宾的分组(每小组10人+我方人员1人,就餐就座以此为基准),负责建立微信群,落实与会议有关的各个具体事项。负责编制会议餐食的预算报财务组备案,会后与使用单位结算费用,取得合规的发票。与资料组,安保组,接待组,旅游组,财务组沟通。

4.资料组:组长:黄田英。

任务:编制各种表单,向各组提交人员信息表和名单。负责会议的资料袋印制,文件,会务手册,笔记本,笔,礼品的汇集装袋。制作各类标牌,身份牌。负责制作签到台,桌位牌,座位牌,会议现场布置 ,宴会现场布置,负责安排摄影摄像和照片洗印影像制作等。负责联系酒店的住宿餐饮事项,在资料的准备上要区分参会嘉宾与本地参会人员的资料差异化,节俭不浪费。资料方面的所有事项编制费用预算报给财务组备案,会后与有关单位结算后,需取得合规发票。与会议组,报到组,财务组沟通。

5.文宣组:组长:吴舒远。

任务:会议宣传,媒体宣传,文稿审核。编制费用预算报给财务组备案,结算时要取得合规发票。与资料组,报到组,会议组沟通。

6.财务组:组长:吴冬青。

任务:负责收集各组的费用预算,负责各项结算的审核。负责确认本地被邀请单位和个人参会情况,接待、引导社科联的领导及各姓氏委员会参会人员报到与到会。与各组沟通。

7.安保组:组长:吴日宙。

任务:负责报到期间的人员引导,与接待组配合接送嘉宾入住。负责及会议期间的安全保卫工作,负责嘉宾考察时的跟随保障联络。根据需要向资料组申请有关旗,牌等工具。与资料组报到组,会议组,接待组,旅游组沟通。

8.旅游组:组长:吴丽卿。

任务:负责落实会议人员通过市民通道上鼓浪屿的事宜,负责味友餐厅的接洽;负责导游及路线的安排。会前编制费预算报财务组备案,结算时应取得合规发票。与会议组,安保组沟通。